Как больше успевать

Как больше успевать

Темп жизни человека в современном мире ускорился настолько, что задача «как больше успевать» становится все актуальнее. Список повседневных забот и обязанностей нарастает с каждым днем, как снежный ком. Возможно ли так организовать свой день, чтобы все успевать? Как это сделать?

 

Задачи и сроки их выполнения

Прежде всего, следует уяснить, что всегда успевать абсолютно все – задача невыполнимая, «объять необъятное» невозможно. Но не жить в постоянном состоянии стресса от цейтнота и успевать больше важных дел вполне реально. Чтобы этого добиться, нужно научиться планировать свое время, ставить перед собой реальные задачи и сроки их выполнения.

Не стоит весь список дел на неделю пытаться удержать в памяти. Чем больше свободная оперативная память, тем больше сил остается, чтобы разобраться в действительно неотложных проблемах. Поэтому, чтобы планирование времени было эффективным, в его основе должен лежать принцип наглядности. То есть, нужен некий осязаемый носитель информации, позволяющий ее отслеживать и корректировать. Это может быть как обыкновенный блокнот, так и установленная на компьютере или смартфоне программа-органайзер. Последний вариант более предпочтителен благодаря своей функциональности, а также отсутствию необходимости самостоятельного отслеживания времени. В персональный органайзер встроена функция напоминателей-будильников об определенных пользователем событиях, что очень удобно.

Очень важно четко формулировать, что необходимо сделать, и точно указывать дату и время окончания выполнения работы. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать и призывать к выполнению своих обязательств в срок. Лишь при соблюдении сроков выполнения намеченных дел удастся успевать все, что запланировано. Точность и дисциплинированность — самое верное средство экономии времени. Не зря придумали пословицу «Упустишь минуту — потеряешь и час».

Несмотря на появление современных гаджетов, обычные наручные часы в деле отслеживания времени не теряют свою актуальность. Чтобы больше успевать, следует чаще смотреть на часы, соотнося оставшийся объем работы с выделенным под него временем.

 

Матрица Эйзенхауэра — грамотная расстановка приоритетов

Больше успевать - значит правильно планировать делаОдним из самых эффективных средств для краткосрочного планирования и управления личным временем является матрица Эйзенхауэра (матрица приоритетов), придуманная 34-ым президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Она отображает технику расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделять важные и существенные дела и решать, что делать с остальными.

 
 СРОЧНЫЕ ДЕЛА  НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
 I  II
ВАЖНЫЕ Разрешение кризисов
Неотложные задачи
Проекты, у которых подходят сроки сдачи
Планирование новых проектов
Оценка полученных результатов
Превентивные мероприятия
Налаживание отношений
Определение новых перспектив, альтернативных проектов
 III  IV
Н
Е
В
А
Ж
Н
Ы
Е
Прерывания, перерывы
Некоторые телефонные звонки
Некоторые совещания
Рассмотрение неотложных материалов
Общественная деятельность
Рутинная работа
Некоторые письма
Некоторые телефонные звонки
«Пожиратели» времени
Развлечения

Женщина хочет больше успеть и делает несколько дел одновременно

 

Как видно из вышеприведенной таблицы, приоритеты матрицы Эйзенхауэра делятся на 4 группы (поля, квадранта):

  1. Срочные и важные задачи. Их необходимо решать самому, уже сейчас, безотлагательно (авральные ситуации, красный сектор). Примеры: тушение пожара, спасение утопающего, срочное посещение стоматолога.
  2. Несрочные, но важные задачи. Необязательно решать их сразу, можно это сделать и позже, но самому (планирование, желтый сектор). Примеры: написание письма VIP клиенту, выполнение работы по проекту, подготовка к важному мероприятию.
  3. Срочные, но неважные задачи. Их решение можно перепоручить другим лицам («рабочий квадрат», зеленый сектор). Примеры: написание текущего отчета, проверка почты, присутствие на совещании.
  4. Несрочные и неважные задачи. Необходимо перепоручить их решение другим лицам или не решать вообще («пожиратели времени», то есть хронофаги). Примеры: встречи без цели и смысла, чтение журналов, праздное времяпрепровождение за компьютером, телевизором и т. п.

Поскольку первый квадрант является авральным, то, в идеале, он должен оставаться пустым. Только в этом случае можно сказать, что человек умеет эффективно планировать свое время. Во втором квадранте сосредоточены наиболее перспективные дела, гарантирующие максимальную отдачу в будущем. В третьем поле сосредоточены задачи, которые, несмотря на срочность, не приближают к достижению основной цели. И, наконец, четвертый квадрант включает в себя дела, снижающие продуктивность дня, а потому время на них необходимо жестко лимитировать.

 

Секреты управления временем

По мнению специалистов по тайм-менеджменту, чтобы больше успевать, время необходимо расходовать так: 60 % — срочные и важные дела (этим делам необходимо посвятить самое продуктивное свое время); 20 % — несрочные, но важные; 20 % — срочные, но неважные дела. А уж на выполнение несрочных и неважных дел необходимо отводить время по остаточному принципу, то есть лишь при наличии возможности (или желания).

Как показали результаты исследований в области использования времени, в среднем, 1,5-2 часа в день отнимают спонтанные задачи и непредвиденные дела (например, неожиданные телефонные звонки, письма, посещения). Поэтому при планировании своего дня следует не забывать выделять 20 % рабочего времени под форс-мажорные обстоятельства.

Как это ни парадоксально, попробуйте выделять себе меньше времени на дела. Такое логическое заключение исходит из Закона Паркинсона: задача усложняется и увеличивается пропорционально выделенному на нее времени. Как правило, человек тратит гораздо больше времени на дела, чем это объективно необходимо. Другими словами, работа имеет свойство заполнять все сроки, на нее отведенные.

Как гласит Закон Парето, 80 % результата приносят 20 % времени и усилий. Отсюда такие выводы: 1) не стоит стремиться к достижению идеального состояния дел, так как это требует столько усилий и затрат времени, что они не окупятся; 2) чтобы больше успевать, необходимо научиться вовремя выявлять и отсекать трудновыполнимые и нерезультативные дела.

Время — удивительная штука. Его так мало, когда опаздываешь, и так много, когда ждешь… Но, самое главное, его не повернешь вспять и ни на миг не остановишь. Это, без преувеличения, делает время наибольшей ценностью в нашей жизни.

 

Контроль эмоций

Очень важно на эмоциональном уровне проявлять должный самоконтроль. Раздражение и импульсивные реакции только увеличивают потери времени.

Чтобы больше успевать, не обязательно всегда спешить. Вечно спешащему человеку принадлежит шуточное восклицание: «Меня все время преследуют умные мысли! Но я быстрее!..» 🙂  Чтобы не попадать в смешное положение, всегда анализируйте важные задачи. Неспешное обдумывание служит ключом для оптимального решения и правильного ответа.

Если вы вынуждены иметь дело с авралами, вследствие чего постоянно ощущаете нетерпение и нервозность, поставьте перед собой цель научиться расслабляться. Аутотренинг, а иногда и просто желание перестать торопиться, приносят хорошие результаты. Сосредоточьтесь на выполнении той работы, которая вас увлекает. Лишь позитивное отношение к своим делам способствует их успешному выполнению.

«Хорошее употребление времени делает время еще более драгоценным», — учит французский мыслитель Жан Жак Руссо. Научитесь, по возможности, делать несколько дел одновременно. Приучитесь к собранности и порядку, будьте пунктуальны. Используйте свое драгоценное время с наибольшей эффективностью и наивысшей для себя продуктивностью.

Загрузка...

Ответить

Ваш e-mail не будет опубликован.

Вы можете использовать HTML- теги и атрибуты:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Загрузка...